Pour prouver l’authenticité d’un document, il existe plusieurs moyens d’y parvenir, dont ce que l’on appelle l’horodatage. L’horodatage de documents permet en effet de dater le moment où ces derniers ont été créés ou encore signés de manière sécurisée. Alors comment fonctionne ce système ? Quels en sont les avantages ? Comment le mettre en œuvre en entreprise ?
Comprendre l’horodatage de documents
L’horodatage de documents comme le fait Archipels est un procédé qui consiste à enregistrer la date et l’heure au moment de la création d’un document, de sa sauvegarde, de son envoi, etc. Il s’agit d’un système très répandu au quotidien qui se produit lorsque l’on prend une photo avec son smartphone, lorsque l’on envoie un e-mail, lorsque l’on sauvegarde un fichier, et bien d’autres choses encore. À chaque action, un horodatage électronique se déclenche afin de générer l’information (soit la date et l’heure de l’action) qui sera enregistrée au sein du fichier. En cas de doute ultérieur, on peut alors facilement vérifier l’antériorité de son fichier.
Quels sont ses avantages ?
L’horodatage de documents électroniques permet de prouver l’antériorité, mais aussi l’authenticité et l’intégrité d’un document ce qui est absolument primordial dans bien des cas de figure comme une signature de contrat par exemple. En cas de conflit ou de litige, il est alors possible d’apporter une preuve sûre de la date et de l’heure auxquelles le document a été créé ou enregistré pour la dernière fois.
Il s’agit là d’un atout notamment en entreprise afin de faire un suivi de chaque document et de disposer automatiquement de preuves de leur intégrité.
Un système qui ne date pas d’hier
Ce système est en fait utilisé depuis très longtemps puisque le tampon sur lequel figurent la date et l’heure du jour était utilisé pour de nombreux documents auparavant. Peu sécurisé, il a donc été remplacé par sa version électronique depuis de nombreuses années déjà et cette dernière a elle aussi ses failles désormais.
Attention à la falsification
Si l’horodatage de documents est un excellent moyen de prouver l’antériorité et l’intégrité, il s’agit d’un système falsifiable. En effet, l’horodatage tel qu’il est proposé sur de nombreux logiciels et applications n’est pas suffisamment sécurisé ce qui peut entrainer une falsification de la donnée. Dès lors, si l’on souhaite s’assurer de faire les choses dans les règles, et notamment pour les entreprises, mieux vaut opter pour un système plus sûr.
La solution de l’horodatage de documents sécurisé
Il existe notamment des systèmes d’horodatage de documents électroniques via blockchain respectueux du dispositif eIDAS pour encore plus de sureté. Avec ce système, c’est une véritable relation de confiance qui est mise en place avec ses clients et collaborateurs pour l’entreprise. Plus que l’apposition d’une heure et d’une date sur un document, c’est l’assurance que le document ne peut pas être falsifié à ce niveau, ce qui permet de bénéficier d’une preuve juridique viable si nécessaire.
Opter pour un horodatage de documents électroniques de confiance est donc un système qui sera profitable à des entreprises dans de nombreux secteurs comme l’immobilier, l’assurance, la banque, la santé, etc. Il s’agit par ailleurs d’un système parfaitement autonome qui ne viendra donc pas perturber ses activités quotidiennes et les process mis en place.
Il s’agit d’une solution dédiée aux entreprises qui veulent éviter la fraude documentaire (plus d’informations sur le sujet ici) et opter pour plus de sécurité !
