La gestion de projet est très complexe, et lorsqu’il s’agit de superviser des projets à l’échelle, les choses deviennent plus compliquées. Dans les grandes entreprises, les chefs de projet doivent assurer la coordination de plusieurs équipes, chacune disposant de propres spécifiques, calendriers et résultats.
Ils doivent également s’assurer que chaque projet soit en harmonie avec les objectifs fondamentaux de l’entreprise. En tant que responsable d’un projet, vous devez relever certains défis majeurs. Voici comment faire pour mieux gérer les défis liés à la gestion de projet.
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Défi 1 : la mauvaise communication entre les intervenants
La gestion de projet est pleine de défis qui peuvent nuire aux résultats. Toutefois, si on devait désigner le coupable, la plupart des chefs de projet évoqueront une mauvaise communication. Évidemment, les malentendus peuvent survenir dans n’importe quelle équipe, mais sont plus courants dans les projets qui sollicitent plusieurs équipes différentes.
Les malentendus sont plus susceptibles de se produire lorsque les membres de l’équipe du projet se sentent écartés des informations importantes ou doivent chercher dans des piles interminables d’e-mails pour se mettre à jour. Pour gérer ce défi, il est conseillé de mettre en place une plateforme de gestion du travail collaboratif afin de rationaliser et centraliser les mises à jour, les commentaires et toutes les informations liées au projet, en les rendant accessibles sur une seule et unique plateforme.
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Défi 2 : discordance d’objectifs
Il arrive que les membres des équipes se perdent dans les détails en perdant de vue l’objectif d’ensemble du projet. Pour éviter cela, mettez en place un plan de projet qui répertorie en détail les objectifs du projet de même que les indicateurs spécifiques à suivre.
Une fois le plan préparé, il faut tenir une réunion de lancement. Celle-ci permettra non seulement d’échanger sur le plan, mais aussi d’identifier proactivement d’autres défis potentiels et d’aider les équipes à comprendre les objectifs plus larges.
Défi 3 : incompatibilité de ressources
La gestion des ressources requiert une planification ainsi qu’un suivi afin de s’assurer que les dépendances sont prises en considération et que les ressources ne sont pas surchargées.
Avec des outils dédiés, vous pouvez obtenir un meilleur aperçu des ressources disponibles, notamment du temps et de la capacité de chaque membre de l’équipe. De ce fait, vous serez plus réaliste sur l’usage des ressources et éviterez d’épuiser les intervenants et de dépasser les délais. Prévoyez également une petite marge de sécurité pour les ressources du projet.
Défi 4 : non-respect des délais
Pour garantir le respect des délais, utilisez une plateforme de gestion du travail collaboratif. Celle-ci vous permet d’établir des délais pour les tâches individuelles, mais aussi de mettre en place un calendrier de projet détaillé sous la forme d’un diagramme de Gantt.
Avec ce calendrier, chacun pourra suivre tout le cycle de vie du projet. De même, cela augmente le sentiment de responsabilité et en mettant en avant l’effet domino des étapes du projet. N’oubliez pas qu’un petit retard dans une tâche peut perturber le déroulement du projet.
De la même manière que vous prévoyez une marge pour les ressources, faites-en de même pour le calendrier du projet. Les communications relatives à celui-ci et les urgences imprévues sont susceptibles de perturber le calendrier, mais une marge vous aidera à faire face à de telles situations.
